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Négocier et acheter une formation

Après avoir choisi une formation ou un organisme, l'employeur doit étudier la proposition commerciale du prestataire au regard de ses besoins et de ses possibilités de financement. La procédure d'achat est réglementée an cas d'aide publique ou de l'OPCO : la conclusion d'une convention entre l'employeur et le prestataire.

Fiche actualisée le 18/03/2019

Choisir et négocier la formation

L'achat de formation sur catalogue est une pratique assez courante, mais de plus en plus les employeurs demandent aux organismes de formation d'adapter leur prestation "sur mesure" pour répondre à leur besoin, voire élaguer (ou compléter) des parties de programme jugées peu utiles.

L'employeur peut aussi demander au prestataire d'intervenir dans l'entreprise lorsque plusieurs salariés doivent suivre la formation. Cela peut permettre notamment de diminuer le coût (pas de déplacement des stagiaires). Il peut aussi lui demander d'organiser en tout ou partie la formation à distance ou en situation de travail.

Ainsi, il est conseillé de faire jouer la concurrence entre les organismes et de négocier leurs propositions commerciales et in fine traduire la proposition retenue dans un cahier des charges précisant les engagements de l'organisme, à annexer à la convention de formation.

La proposition du centre de formation doit comporter :
- la présentation, l'objectif et l’argumentation du dispositif proposé ;
- le contenu de l’action,
- le niveau des connaissances préalables requis pour suivre la formation,
- la démarche pédagogique, les moyens et les méthodes,
- les références du ou des formateurs
- le calendrier,
- le coût de la formation
- les modalités d'évaluation.

Certaines de ces informations doivent obligatoirement être remises au(x) stagiaire(s) avant le début de l'action, soit directement par l'organisme dispensateur, soit via l'employeur (à convenir) : contenu et objectifs, qualité du/des formateur(s), horaires, modalités d'évaluation et le cas échéant, règlement intérieur applicable aux stagiaires au sein de l'organisme.

Avant d'engager la procédure d'achat, il est nécessaire de s’assurer des financements que l'OPCO pourra, le cas échéant mobiliser et ses conditions de prise en charge.

La convention de formation

Toute prestation de formation professionnelle lorsqu'elle est financée en tout ou partie par des fonds publics ou un OPCO, est soumise à une contractualisation entre le dispensateur de l’action et l’employeur : la convention de formation dont le contenu est réglementé par le code du travail.

Cette convention est un contrat qui lie le prestataire de formation et l'employeur. Elle constitue la commande et précise les conditions de réalisation de la prestation ainsi que ses modalités de règlement. Elle doit être signée avant à la réalisation des actions.

La convention de formation doit comporter obligatoirement les mentions suivantes :
- l'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action ;
- le prix et les contributions financières éventuelles des pouvoirs publics et les modalités de règlement ;
- le numéro de déclaration d’activité de l'organisme de formation.

Il est conseillé d’indiquer les modalités de règlement en cas d’abandon ou de cessation de l’action avant le terme prévu.

Une convention simplifiée  comportant les clauses ci-dessus peut être signée pour une action ponctuelle réalisée et due dans une même année civile.
Dans les autres cas, la convention (c'est à dire la commande) peut porter sur une année ou sur plusieurs années (3 maximum). Dans ce dernier cas, elle doit prévoir les conditions de résorption à son terme si tout ou partie des actions prévues n’a pas été réalisée.

Les prestataires de formation peuvent éventuellement recourir à des bons de commande ou à des factures, sous réserve de comporter les mêmes mentions que celles prévues pour une convention de formation.